安徽中医药大学新校区建设档案管理制度
发布人:系统管理员  发布时间:2014-07-15   浏览次数:
 

为加强新校区建设项目档案资料的管理,全面、完整地收集档案资料,保证档案的真实性、准确性,制定本办法。

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》的要求,根据学校档案管理的有关规定,新校区建设工程的文件(会议纪要)、工程技术资料的归档管理由新校区建设办公室(以下简称“新建办”)专人负责,定期向学校档案室立卷归档。

二、建设档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全过程形成的有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等多种载体的文件材料的总体。

档案资料的收集范围主要包括:主管部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复,环评报告,节能报告,地震安全性报告,地质勘探资料,土地证,规划许可证,修建性详细规划、园林景观、室外标高、给排水、电力、管网、道路等方案设计、初步设计、施工图设计,招投标相关文件,施工预算,施工合同(协议书),开工报告,测量定位记录,图纸会审记录,设计修改资料和图纸,室内设备安装资料和图纸,竣工验收,竣工图,竣工结算,各类合同等资料。

三、坚持一事一档、一会一档。档案资料统一交由新建办档案资料管理人员收集整理、归档、查阅,各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料,无论内、外部人员查阅,必须办理手续,随查随还,不得任意携出室外。特殊情况需借出,由新建办分管负责人批准,限期交还。借阅人要对档案资料的安全、完整负责,不得任意增删、涂改、毁坏档案资料,更不能丢失。若有丢失,除须做出书面检讨外,必须想方设法弥补。

四、承办招标工作的人员在招标工作完成后,应将原始资料及时移交档案管理人员归档;同时将工地建设中需要使用的招投标有关图纸、资料整理完毕,移交工地代表。工地代表应根据需要暂存使用,以及按照合同约定及时发放各有关单位和部门。工程竣工验收后,工地代表负责将工程建设相关资料移交新建办资料室。

五、对已竣工项目的基建档案资料,新建办协调有关部门办理竣工验收手续,各种资料及时归档。资料原件如必须交建设主管部门,新建办应留存复印资料,并注明原件的去向。

六、行政事务方面的来文、来函,按照公文处理流程进行登记、传阅、督办及立卷归档,严防遗漏、丢失。

七、资料管理人员严格遵守保密工作规定,认真做好档案资料的收集、整理、保管、统计和利用工作,并做好各类文件、技术资料的防火、防盗等安全管理工作。    

    八、本制度自发布之日起执行,本制度由新建办负责解释。